Cách viết OKRs tốt

OKRs bao gồm Objective và Key Results. Mỗi bộ OKRs thuộc về một chủ sở hữu duy nhất. Vì vậy bí quyết để toàn bộ tổ chức có thể thực hiện OKRs tốt đó là toàn bộ thành viên trong tổ chức đều phải biết cách viết OKRs tốt.

Để viết được một bộ OKRs tốt bạn cần phải bám sát vào công thức viết OKRs của John Doerr và những tính chất của Objective cũng như Key Results.

I will (Objective) as measured by (Key Results)

Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo bằng (Các kết quả chính) này.

Objective: Là những gì bạn cần đạt được, không hơn không kém (What). Objective cần đảm bảo những tính chất: Quan trọng, Rõ ràng, Định hướng hành động, Truyền cảm hứng và có thời hạn.

Key Results: Là các điểm chuẩn, thước đo và cột mốc cho biết làm thế nào chúng ta đến được mục tiêu (How). Key Results cần đảm bảo những tính chất: Cụ thể, Có thời hạn, Quyết liệt nhưng vẫn phải thực tế, Đo lường và chứng minh được.

“Khi các kết quả chính (KRs) hoàn thành thì có nghĩa là bạn đạt được mục tiêu (O)”

Ví dụ bạn có một mục tiêu là “Đạt doanh số kỷ lục trong quý 1” khi viết theo công thức của John Doer sẽ là:

Các loại Key Result – John Doerr

Theo John Doerr Kết quả chính thường sẽ phù hợp với một trong ba loại: Input, Output và Outcome.

Bạn có thể nghĩ ra Kết quả chính theo từng cách này, sau đó chọn cách tốt nhất cho nhu cầu hiện tại của bạn. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang đưa ra những kết quả chính phù hợp nhất và đo lường chính xác nhất tiến độ đạt được Mục tiêu của bạn.

Input – Đầu vào

Kết quả chính Input (Đầu vào) là những hoạt động, dữ liệu đầu vào mà bạn cần thực hiện để tạo ra các kết quả, thường là việc mà bạn có thể kiểm soát. Một số doanh nghiệp tập trung vào kết quả chính Input (Đầu vào), họ tin rằng nếu các giá trị đầu vào phù hợp được vận dụng, các giá trị đầu ra (Output) mong muốn sẽ được xảy ra.

• Ví dụ 1: Để tăng trưởng doanh số quý 1, hãy đi phát 10.000 tờ rơi.

• Ví dụ 2: Để khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng ta, hãy Thử nghiệm ba chiến dịch Marketing mới để thu hút khách hàng sử dụng phần mềm của chúng tôi.

Đôi khi kết quả chính Output (Đầu ra) là những thứ bạn không kiểm soát được, lúc này bạn cần những kết quả chính Input (Đầu vào) để dễ dàng đo lường và theo dõi tiến độ hơn. Trong trường hợp này kết quả chính Input của bạn sẽ tập trung vào các hành động cốt lõi quan trọng và bạn chắc chắn được rằng những Input bạn lựa chọn sẽ mang lại kết quả đầu ra như mong muốn.

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là “Có một cơ thể thon gọn hơn” thay vì sử dụng những kết quả chính Output (đầu ra) như: Hàm lượng mỡ thừa, cân nặng, số đo ba vòng… Bạn có thể tập trung vào những kết quả đầu vào dễ kiểm soát hơn như: Tập thể dục hàng ngày, chế độ ăn, thay đổi thói quen sinh hoạt…

Những kết quả chính Input cũng có thể được sử dụng để cải thiện hiệu suất của nhân viên. Trong một tổ chức nhân viên luôn là những người kiểm soát đối với đầu vào vì vậy trong bộ OKRs của họ thường sẽ có nhiều Kết quả chính Input hơn.

Rủi ro: Input đạt được nhưng không mang lại giá trị. Ví dụ bạn có thể yêu cầu nhân viên Đọc sách, tuy nhiên kết quả cuối cùng là hiểu cuốn sách thì không đạt được. Hãy hạn chế sử dụng Key Result Input trừ khi bạn tin chắc vào việc tạo ra Input sẽ thu được Output, hoặc khi bạn muốn định hướng cho các hành động.

Output – Đầu ra

Kết quả chính Output (Đầu ra) là ảnh hưởng của đầu vào (Input) của bạn. Để có đầu ra, cần thực hiện các hành động như là đầu vào. Một số nhà lãnh đạo thích nêu Kết quả chính dưới dạng Đầu ra (Output) vì chúng tạo ra những điểm đánh dấu rõ ràng. Bạn có thể thấy Đầu ra trở thành hiện thực, hoặc không.

Tăng doanh thu bán hàng, đạt đến tiêu chuẩn hiệu suất, thu hút một số lượng người tham dự hội nghị nhất định v.v. – đây là Output.

Ví dụ 1: Để tăng trưởng doanh số quý 1, hãy có 5000 khách hàng mới.

Ví dụ 2: Để khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng ta, hãy Đạt tỷ lệ đăng ký sử dụng phần mềm trên 60%.

Kết quả chính Output làm giảm nguy cơ các kết quả chính của bạn trông giống như một danh sách nhiệm vụ. Một kết quả chính Output hiệu quả sẽ có một kế hoạch là các hành động đi kèm.

Ví dụ: Để có 5000 khách hàng mới đồng nghĩa bạn phải có một công việc nhất định như tình nguyện viên phát tờ rơi, số cuộc gọi điện thoại đến khách hàng…

Kết quả chính Output (Đầu ra) thường được sử dụng trong trường hợp Mục tiêu của bạn muốn hướng tới sự thay đổi và bạn đã có cơ sở dữ liệu chắc chắn về đầu ra sau khi đã thực hiện một chuỗi hành động đầu vào. Lúc này Kết quả chính Output của bạn là những gì bạn ảnh hưởng mà không phải thứ bạn muốn kiểm soát.

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là “tăng trưởng số lượng khách hàng mới” Giả sử bạn biết rằng trung bình bạn nhận được 5 khách hàng tiềm năng trong số 100 cuộc gọi, thay vì viết Kết quả chính Input là số lượng cuộc gọi được thực hiện bạn nên chuyển thành Kết quả chính Output với số lượng khách hàng tiềm năng, điều này sẽ có ý nghĩa.

Vì Kết quả chính Output (Đầu ra) thường cung cấp một điểm cuối để hướng tới, Kết quả chính Output giống như một sự chỉ dẫn cho biết rõ ràng những công việc mà bạn thực hiện sẽ đem lại kết quả gì. Với đặc tính này mà Kết quả chính Output sẽ thường được sử dụng trong bộ OKRs của các cấp quản lý.

Rủi ro: sẽ có những Output dù rất mong muốn nhưng không thể kiểm soát được. Một trường Đại học có Output là sinh viên ra trường có việc làm thu nhập cao, điều này là tốt tuy nhiên nhà trường không thể kiểm soát được. Trong tình huống đó, hãy bổ sung các Key Result Input (VD: số giờ thực hành của sinh viên, thời gian đi thực tập, các trợ giảng có kinh nghiệm).

Outcome – Kết quả

Kết quả chính dưới dạng Outcome là một cách nâng cao hơn Kết quả chính Output. Kết quả chính Output (Đầu ra) có xu hướng tự mô tả kết quả cuối cùng mong muốn trong khi đó Kết quả chính Outcome thường nhấn mạnh “trước” và “sau” rõ ràng hơn là Input hoặc Output. Kết quả chính Outcome tạo ra sự thay đổi mà bạn cần có.

Để làm rõ, chúng ta hãy xem xét hai ví dụ mục tiêu mẫu và Kết quả chính được thể hiện thông qua Key Result Input, Output và Outcome.

Mục tiêu: Tăng trưởng doanh số quý 1.

• Key Result Input: Nhân viên phải phát 10.000 tờ rơi.
• Key Result Output: Có được 5000 khách hàng mới.
• Key Result Outcome: Doanh số từ khách hàng mới tăng 20% so với quý trước.

Mục tiêu: Khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng tôi.

• Key Result Input: Chạy ba chiến dịch Marketing nhằm mục đích gia hạn hợp đồng.
• Key Result Output: Đạt được tỷ lệ gia hạn hợp đồng 60%.
• Key Result Outcome: Tỷ lệ gia hạn hợp đồng tăng từ 50% lên 60%.

Kết quả chính Outcome thường được sử dụng khi Mục tiêu của bạn tập trung vào kết quả và thể hiện những sự tiến bộ. Bản chất OKRs luôn hướng chúng ta đến những mục tiêu đầy khát vọng chứ không phải chỉ đơn thuần là theo dõi hoạt động.

Kết quả chính Outcome đòi hỏi cần sự đầu tư lớn và cần thời gian dài để kiểm chứng vì vậy nó sẽ phù hợp hơn với những mục tiêu dài hạn.

Trong mọi trường hợp bạn nên cố gắng viết những Kết quả chính Outcome cho Mục tiêu của mình. Kết quả chính Outcome sẽ giúp bạn biết được liệu việc bạn đã làm có mang lại bất kỳ giá trị kinh doanh nào không. Đây là điều thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên, thúc đẩy mọi người và mang lại sự rõ ràng hơn cho mọi người trong công ty của bạn.

Để có thể viết được những Kết quả chính Outcome cho mục tiêu của mình, bạn hãy liên tục đặt ra câu hỏi “So What?” (Thì sao) cho kết quả chính của bạn đến khi bạn cảm thấy hài lòng với câu trả lời của mình.

Ví dụ: 

Mục tiêu của bạn là “Tăng trưởng doanh số bán hàng”.

KR: “Triển khai quy trình bán hàng mới”

• Thì sao?: “Quy trình mới sẽ cải thiện tốc độ phục vụ khách hàng”
• Thì sao?: “Việc tăng tốc phục vụ khách hàng sẽ đẩy nhanh tốc độ ký được các hợp đồng mới”

Từ ví dụ trên bạn sẽ thấy Outcome (Kết quả) của bạn không phải là có quy trình mới, đây là Output (đầu ra) của bạn! Outcome thực sự mà bạn đang tìm kiếm là có thể có doanh số nhanh hơn. Chúng ta chỉ cần xác định thêm “nhanh như thế nào là đủ”.

Bạn hãy thử kiểm tra lại OKRs của mình và đảm bảo rằng bạn không chỉ đo lường số lượng nhiệm vụ mà còn là kết quả mong muốn của những nhiệm vụ đó. Hãy nhớ liên tục đặt ra những câu hỏi “So What”!

Lưu ý: Mỗi OKRs cần thể hiện rõ ràng sự tiến bộ so với những gì bạn đang có hiện tại. Nếu kết quả chính chỉ mô tả những gì bạn đang làm và giống với mô tả công việc, thì đó không phải là OKRs. Hãy thử viết lại nó!

Không có công thức chung hoàn hảo cho việc bạn nên sử dụng theo loại Kết quả chính nào. Nhiều OKRs có sự kết hợp của nhiều loại Kết quả chính khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rõ trong từng trường hợp cụ thể thì nên sử dụng loại Kết quả chính nào để giúp nhóm của bạn hiểu chính xác những gì họ cần làm để thành công.

Cách viết OKRs tốt

• Kết quả chính cần có tác động lớn tới Mục tiêu: Kết quả chính là điều bạn cần đạt được để tiến tới mục tiêu. Một kết quả chính “không thực sự quan trọng” sẽ làm bạn mất tập trung. Bạn cần đặt ra câu hỏi khi viết bộ OKRs: “KR này có thực sự cần thiết không, nếu bỏ đi thì có ảnh hưởng đến OKRs không”.
• Kết quả chính bắt buộc phải đo lường được và chứng minh được (định lượng): Nếu các Kết quả chính không có con số đi kèm (không đo lường được) hoặc mặc dù có con số nhưng vẫn không thể đo lường được. Đồng nghĩa với việc Mục tiêu của bạn trở nên mơ hồ và không thể đánh giá được thế nào là mục tiêu đã hoàn thành.
• Chỉ nên có từ 3 đến 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu: Giả sử bạn có 5 mục tiêu và mỗi mục tiêu bạn có 5 kết quả chính, bạn sẽ có tới 25 kết quả chính. Một chu kỳ OKRs điển hình sẽ có thời gian là 1 quý (3 tháng), như vậy trung bình mỗi tuần bạn phải hoàn thành 2 kết quả chính. Bạn có quá nhiều thứ phải làm.

Điều này giúp cho bạn tập trung hơn vào OKRs. Nếu bạn quá dàn trải công việc, bạn sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều và không thực sự hoàn thành công việc nào cả. Làm nhiều không có nghĩa là tốt, hoàn thành mục tiêu mới là điều chúng ta đang hướng tới.

• Mục tiêu và kết quả chính cần có thời hạn cụ thể: Khi viết OKRs bạn nên gắn với một mốc thời gian. Thời hạn cụ thể sẽ tạo ra sự thúc ép và tính cam kết. Nếu bạn không đưa mốc thời gian vào khi viết OKRs, mặc định thời hạn hoàn thành bộ OKRs đó sẽ là vào cuối chu kỳ.
• Bao gồm Kết quả chính số lượng & chất lượng: Khi viết một bộ OKRs, các Kết quả chính của bạn phải bao gồm cả Kết quả chính số lượng và chất lượng. Điều này giúp cho mục tiêu của bạn tránh được những rủi ro và những kết quả xấu khi chỉ chạy theo những con số.
• Kết quả chính hoàn thành, đồng nghĩa với Mục tiêu hoàn thành: Sau khi đã viết được ra bộ OKRs, bạn cần tự kiểm tra lại bằng cách đặt ra các câu hỏi:

– Nếu tất cả kết quả chính đã hoàn thành thì mục tiêu của bạn đã đạt được chưa?

– Nếu bỏ đi một kết quả chính nào đó, mục tiêu có đạt được không?

– Còn thiếu kết quả chính nào không?

Lưu ý khi viết OKRs

• Khi thiết lập OKRs cấp cao nhất (OKRs của giám đốc) bạn luôn phải đặt ra câu hỏi “Điều gì là quan trọng trong quý tới?” Và đưa ra được lý do tại sao mục tiêu đó lại quan trọng với tổ chức vào lúc này.
• Nếu bạn là trưởng nhóm khi thiết lập bộ OKRs, hãy xem trong quý này nhóm của mình cần tập trung vào điều gì để hỗ trợ hoàn thành mục tiêu của tổ chức và xem xét sự liên kết với các bộ phận khác nếu cần sự hỗ trợ từ các nhóm khác.
• Nếu bạn là nhân viên, khi thiết lập bộ OKRs cho mình hãy nhìn vào bộ OKRs của trưởng nhóm, bạn sẽ viết bộ OKRs của mình như thế nào để hỗ trợ trưởng nhóm của bạn hoàn thành được OKRs của họ.
• Sự kết nối trong hệ thống OKRs là kết nối giữa OKRs cấp trên với OKRs cấp dưới, không nên kết nối mục tiêu của nhân viên trực tiếp đến kết quả chính của người quản lý. OKRs là một bộ đầy đủ không tách rời “Mục tiêu và kết quả chính” khi tạo sự kết nối.
• Mặc dù tổ chức đã có sự chuẩn bị kỹ càng trong việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên cách viết OKRs, nhưng chắc chắn nhân viên sẽ không thể nhớ hết được những tính chất để viết OKRs tốt trong những lần đầu áp dụng OKRs. Bạn có thể sử dụng phần mềm chuyên dùng cho OKRs như phần mềm VNOKRs để viết OKRs dễ dàng hơn.

Các sai lầm nên tránh khi viết OKRs

• Viết quá nhiều Mục tiêu và Kết quả chính.
• Mục tiêu viết quá bình thường, không tạo cảm giác hào hứng khi thực hiện.
• Mục tiêu của cá nhân không phục vụ mục tiêu của công ty, mục tiêu của nhóm.
• Viết các kết quả chính như một danh sách những việc cần làm.
• Kết quả chính không chứa số, hoặc có chứa số nhưng không thể kiểm chứng được.
• Kết quả chính không có sự liên quan đến Mục tiêu.
• Kết quả chính chịu ảnh hưởng bởi người khác nhưng không có sự liên kết chéo.

Các câu hỏi tinh chỉnh sau khi viết OKRs

• Khi các KRs đều đạt được, O đã đạt được chưa?
• Có KR nào nếu bỏ đi vẫn không ảnh hưởng đến O hay không?
• Liệu tôi có bỏ lỡ KR quan trọng nào không?
• Có KR Input nào có rủi ro lớn không mang về giá trị không?
• Có KR Output nào tôi không thể kiểm soát hay không?
• Có KR Output nào có thể viết thành KR Outcome không?
• Tôi đã có KR chất lượng và số lượng chưa?

Best Practice

Tình huống	KR thường viết	KR nên viết
Với những OKRs bạn chưa từng có số liệu trong lịch sử, bạn có thể sử dụng những KR thống kế/ đếm dữ liệu.		Đếm số đơn hàng hoàn trong quý 4
Với các KRs chỉ số “Âm” (tiêu cực) bạn nên chuyển thành các KRs chỉ số “Dương” (tích cực) để cho thấy sự tiến bộ	-Chi phí không vượt quá 200tr -Sản phẩm lỗi không vượt quá 3%	– Tiết kiệm chi phí 50tr so với tháng trước ( từ 250tr xuống còn 200tr). – Sản phẩm đạt yêu cầu đạt 97%
Với những KRs mang chỉ số ngưỡng bạn có thể đo lường số lần/ngày/sản phẩm	– Thời gian giao hàng từ 3 đến 5 ngày. – Hàng ngày đọc sách trong khoảng từ 60 đến 90 phút	– 90% đơn hàng giao từ 3 đến 5 ngày. – Đọc sách từ 60 đến 90 phút mỗi ngày liên tục trong 90 ngày
KR hành động sẽ có rủi ro không mang lại giá trị	– Tổ chức 4 lớp học OKRs. – 100% nhân viên tham gia đóc sách OKRs	– 90% học viên viết tốt OKRs sau khoá học. – 100% nhân viên hoàn thành bài luận với 10 điều rút ra được từ cuốn sách OKRs
Khi KR Output/Outcome không kiểm soát được hãy tăng KR input	– 10% doanh nghiệp sau khi tham gia khoá học áp dụng thành công OKRs	– Tăng 20% thời lượng thực hành. – Chữa 25% bài tập OKRs cá nhân.
Sử dụng các KRs Input khi biết chắc chắn được kết quả đầu ra		– Mỗi ngày nâng tạ 50 lần (Tăng cơ bắp). – Ăn đủ 3 bữa mỗi ngày (Giữ sức khoẻ)
Chuyển KR Output sang KR Outcome	– Đạt doanh thu 200tr	– Doanh thu tăng từ 200 lên 250tr
Bổ sung các KR cho thấy tiến trình	– Ký thành công hợp đồng với khách hàng A trước 30/03	– Gửi bản đề xuất tới khách hàng trước 20/02. – Gặp gỡ khách hàng A và trình bày thành công dự án trước ngày 15/03. – Ký hợp đồng với khách hàng A trước 30/03

Liên kết OKRs

Bộ OKRs là do mỗi người tự viết nhưng không có nghĩa là mỗi cá nhân tự đặt ra OKRs mà không cần trao đổi với ai. Để hoàn thiện được bộ OKRs của mỗi người chúng ta cần liên kết với nhau (liên kết trên, liên kết dưới, liên kết chéo) và cần trả lời các câu hỏi dưới đây:

• Trả lời câu hỏi Why của CEO: Điều gì là quan trọng nhất mà công ty cần tập trung trong 90 ngày tiếp theo. Đâu là những điều chúng ta cần làm ngay, có tác động lớn nhất đến các mục tiêu 1 năm, 5 năm tới và xa hơn?

• Trả lời câu hỏi Why của Trưởng nhóm: Tôi cần viết bộ OKRs của mình như thế nào để hỗ trợ OKRs của CEO? Bộ OKRs của tôi sẽ cần liên kết với bộ OKRs của các trưởng nhóm liên quan.

• Trả lời câu hỏi Why của Nhân viên: Tôi cần viết bộ OKRs của mình như thế nào để hỗ trợ OKRs của trưởng nhóm?

Các loại liên kết

Liên kết rõ ràng – Explicit alignment: Một người nhân viên có thể hỗ trợ hoàn toàn cho một Key Results của cấp trên. Tuy nhiên điều này không phải là cấp trên giao từng Key Result của mình xuống cho cấp dưới.

Liên kết linh hoạt – “fluid” alignment: Một hoặc nhiều Key Result của cấp dưới gắn với một hoặc nhiều Key Result của cấp trên.

Liên kết chéo: Một Key Result của người sở hữu liên kết với một Key Result của người liên quan (phòng ban khác, đồng nghiệp khác).