Conversation, Feedback, Recognition (CFRs)

“CFRs sẽ là mồi lửa cho OKRs và đẩy OKRs vào đúng quỹ đạo, đây là một cặp “song kiếm hợp bích” hoàn chỉnh cho vấn đề Đánh giá cái gì là quan trọng. CFRs cũng nắm bắt hầu hết những tư tưởng và sức mạnh trong phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. CFRs truyền thêm cho OKRs tiếng nói của con người.” –  John Doerr

“Phần lớn các tổ chức triển khai OKRs không thành công là do thiếu CFRs”

CFRs là cụm từ viết tắt của: 

• Conversations (Trao đổi): đây là những cuộc nói chuyện, trao đổi trực tiếp, nội dung có kết cấu phong phú, rõ ràng, có xác thực giữa quản lý và nhân viên, nhằm nâng cao biểu hiện, chất lượng công việc
• Feedback (Phản hồi): những trao đổi hai chiều giữa nhân viên và quản lý, hoặc giữa nhân viên với nhau, để nhìn nhận các tiến triển, trở ngại và dẫn đường cho cải tiến trong tương lai.
• Recognition (Ghi nhận): đây là những diễn tả, hành động mang tính tán dương, tán thưởng, động viên cho những cá nhân xứng đáng đã có những đóng góp tích cực trong quá trình thực hiện công việc.

Cũng giống như OKRs, CFRs cũng phải trong suốt minh bạch ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp. 

Nguyên lý cơ bản của CFRs là thông qua những cuộc trao đổi có ý nghĩa, phản hồi liên tục và ghi nhận kịp thời sẽ cải thiện văn hoá giao tiếp trong tổ chức và làm tăng hiệu suất công việc.

Thực tế, ai cũng mong muốn làm việc trong một môi trường cởi mở, minh bạch và thân thiện. Rõ ràng không ai muốn phải chịu những áp lực vô hình từ đồng nghiệp, môi trường xung quanh mình. Ai cũng cần có các mối quan hệ thực sự, tin tưởng giữa người quản lý và nhân viên, giữa nhân viên và nhân viên.

“CFRs cho chúng ta một khung đơn giản để thực thi giao tiếp trong toàn bộ tổ chức.”

Kết hợp OKRs và CFRs

CFRs cùng với OKRs là nền tảng cho quá trình quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM) đang là phương thức quản lý nổi bật trên thế giới, dần thay thế đánh giá hiệu suất hàng năm.

Quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management) bao gồm: Thiết lập Mục tiêu, Kiểm tra tiến độ (Check-in) và Phản hồi liên tục trong thời gian thực. 3 điều này đều được thể hiện thông qua OKRs và CFRs.

Phương pháp của CFRs được áp dụng khi triển khai OKRs được thể hiện như sau:

Trao đổi – Conversasion

• Cập nhật tiến trình thực hiện OKRs: Điều gì đã thay đổi so với lần check-in trước? – Đây là cuộc trao đổi ngắn dựa trên những số liệu thực tế của nhân viên.
• Tìm hiểu vấn đề: Điều gì đang làm chậm bạn và nhóm của bạn? – Mục đích để tìm hiểu những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải trong quá trình triển khai OKRs.
• Sáng kiến – Những việc sẽ phải làm tiếp theo: Chúng ta cần làm gì để vượt qua trở ngại?  – Mục đích là để giúp đỡ nhân viên vượt qua những khó khăn trở ngại và cũng giúp cho người quản lý làm tốt công việc của mình hơn.
• Mức độ tự tin: Bạn có tự tin hoàn thành OKRs này không? – Đánh giá chính xác hơn khả năng thực hiện OKRs của nhân viên hạn chế những rủi ro.

Khi những cuộc trao đổi này trở nên hoàn chỉnh, người quản lý thay vì là một người “quản đốc” với những lời chỉ trích tiêu cực đã trở thành một người thầy, một người cộng sự, một người huấn luyện viên giúp đỡ nhân viên của mình. 

Các cuộc trò chuyện hỗ trợ OKRs và các mục tiêu kinh doanh khác bằng cách cung cấp một nơi “an toàn” để cập nhật tiến độ liên tục. Thêm vào đó, khi OKRs là một phần của các trao đổi đang diễn ra, chúng luôn được chú ý hàng đầu, đảm bảo  theo sát tiến độ OKRs đến khi chu kỳ kết thúc.

Phản hồi – Feedback

Để đạt được đầy đủ lợi ích của OKRs, cơ chế phản hồi thông tin phải nằm trong quy trình OKRs. Nếu bạn không biết bạn đã làm tốt hay không tốt như thế nào, làm sao bạn có thể cải thiện cho tốt hơn?

Trong OKRs cơ chế phản hồi sẽ được thực hiện 360 độ. Có nghĩa là, tất cả mọi thành viên trong tổ chức ai cũng sẽ có quyền được phản hồi cho người khác. Người quản lý phản hồi cho nhân viên, các phòng ban phản hồi lẫn nhau, thậm chí là nhân viên cũng sẽ được phản hồi lại cho người quản lý.

OKRs kết hợp với cơ chế phản hồi 360 độ này đặc biệt có giá trị cho những sáng kiến có tính chất phối hợp giữa các phòng ban khác nhau. Khi cơ chế giao tiếp hàng ngang mở rộng, phối hợp nhóm giữa các phòng ban trở nên mạnh mẽ, những vấn đề cô lập thông tin trong tổ chức dần sẽ biến mất.

Phản hồi cũng hỗ trợ OKRs bằng cách cung cấp những sự đánh giá cần thiết trong suốt quá trình thực hiện OKRs, với mục đích giúp các cá nhân trưởng thành và phát triển tốt hơn.

Ghi nhận – Recognition

Ghi nhận một cách liên tục cũng chính là động lực mạnh mẽ để khiến nhân viên có động lực làm việc từ đó mà xây dựng được một đội ngũ làm việc hiệu quả. Những doanh nghiệp có văn hoá ghi nhận cao sẽ có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn hẳn so với những doanh nghiệp khác.

Hệ thống OKRs là nền tảng để thực hiện sự ghi nhận, cơ chế phản hồi và ghi nhận là hai yếu tố quan trọng trong OKRs. Sự trong suốt, minh bạch của OKRs giúp cho tất cả mọi người dễ dàng nhận thấy và tán dương những thành tích của đồng nghiệp. Cho dù thành tích lớn hay nhỏ, tất cả đều xứng đáng được chia sẻ công khai.

Một khi cả tổ chức đều bắt đầu kết nối theo phương pháp này, càng ngày càng thu hút được nhiều nhân viên tham gia, hình thành nên một “động cơ” kéo cả guồng máy doanh nghiệp đi theo. Bất kỳ ai cũng có thể chúc mừng thành tích của người khác, mỗi lần chúc mừng chính là một nấc thang dẫn đến biểu hiện của sự xuất sắc – đây cũng chính là mục đích cuối cùng của OKRs và CFRs.

Sự ghi nhận hỗ trợ OKRs bằng cách thúc đẩy các thành viên trong nhóm đóng góp ở mức cao nhất của họ. Theo một khảo sát của Glassdoor (cộng đồng nghề nghiệp minh bạch nhất thế giới) 81% nhân viên nói rằng họ có động lực để làm việc chăm chỉ hơn khi được sếp của họ đánh giá cao.

Đưa CFRs vào trong doanh nghiệp

Để có thể đưa CFRs vào doanh nghiệp, đòi hỏi chúng ta cần có các phương pháp hiệu quả giúp các cuộc trao đổi, phản hồi và ghi nhận trở nên có ý nghĩa và mang mục đích đúng đắn.

Phương pháp để Trao đổi (Conversation) hiệu quả

Hãy kiên định: Đừng đợi đến khi có nhu cầu cấp thiết mới có một cuộc trò chuyện quan trọng. Thay vào đó hãy trao đổi đều đặn hàng tuần thông qua các buổi check-in 1:1 hàng tuần.

Hãy lắng nghe: Các cuộc trò chuyện về bản chất là hai chiều, đừng để cuộc trao đổi trở thành việc chỉ có người quản lý mắng mỏ và nhân viên phải ngồi “chịu trận”. Ai cũng cần được trao đổi thẳng thắn vì vậy nếu bạn là người quản lý hãy chịu khó lắng nghe nhân viên của mình.

Tăng EQ của bạn: Trí tuệ cảm xúc là nền tảng để giao tiếp tốt. Học cách trực tiếp, đồng cảm và không phòng thủ. Điều này sẽ cải thiện đáng kể khả năng xây dựng lòng tin của bạn thông qua các cuộc trò chuyện xác thực.

Tips Conversation

• Trao đổi thông tin và học hỏi lẫn nhau. 
• Nhân viên cho người quản lý thông tin chi tiết về những vấn đề đang làm, đang quan tâm & lo lắng… 
• Người quản lý có thể hướng dẫn cho nhân viên những kỹ năng và bí quyết, và đề xuất những cách tiếp cận vấn đề khác nhau.
• Người quản lý cũng nên khuyến khích trao đổi những vấn đề mang tính “chân tình”, bởi vì đây chính là một “diễn đàn” hoàn hảo để nói về những vấn đề “tế nhị” và “sâu lắng” trong công việc, tác động trực tiếp đến nhân viên đó.

Phương pháp để Phản hồi (Feedback) hiệu quả

Hãy cụ thể: Những phản hồi chung chung như “Làm tốt hơn vào lần sau” ít hiệu quả hơn nhiều so với những phản hồi chỉ ra chính xác những điều gì cần làm, giúp ai đó có thể cải thiện được kết quả của họ.

Đưa ra phản hồi trong thời gian thực: Cung cấp phản hồi ngay lập tức để cho phép người nhận phản hồi xử lý thông tin trong khi thông tin vẫn còn mới. Bằng cách đó, họ có thể kết hợp mọi thay đổi cần thiết vào công việc của mình.

Phản hồi một cách công bằng: Nhiều nhà lãnh đạo và quản lý nghĩ rằng việc liên tục khích lệ động viên nhân viên của mình (mặc dù họ đang làm chưa tốt) sẽ giúp cho nhân viên có cảm hứng làm việc hơn. Tuy nhiên, điều này có thể là sai lầm. Bạn hãy công bằng trong cách phản hồi của mình. Bản chất của phản hồi là giúp cho mọi người nhìn nhận được vấn đề để hướng tới kết quả tốt hơn trong tương lai.

Tips Feedback

• Phản hồi nên gắn với Mục tiêu
• Kiểm tra “ý định” của bạn
• Sử dụng “yêu cầu” và “xin phép” khi phản hồi
• Phản hồi liên tục, trong thời gian thực
• Tập trung vào hành vi, hoạt động cụ thể thay vì con người
• Giải thích tác động của hành vi
• Lắng nghe sau khi phản hồi
• Công bằng, thẳng thắn, tránh gắn với cảm xúc

Phương pháp để Ghi nhận (Recognition) hiệu quả

Công khai: Hãy ghi nhận một cách công khai, điều đó giúp cho người được ghi nhận thấy rằng những nỗ lực của họ đã được công nhận xứng đáng. Mọi người đều muốn thể hiện thành tích của mình với người khác. Ghi nhận công khai cũng giúp thúc đẩy sự nỗ lực vươn lên của mọi người trong tổ chức.

Kịp thời và cụ thể: Cũng giống như phản hồi, việc ghi nhận cần phải kịp thời và cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất. Hãy nhanh chóng đưa ra và dành thời gian để chỉ ra lý do tại sao bạn đánh giá cao nỗ lực của họ.

Ghi nhận lẫn nhau: Mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên là rất quan trọng, nhưng mối quan hệ giữa các đồng nghiệp cũng vậy. Giúp nhóm của bạn dễ dàng ghi nhận lẫn nhau sẽ thúc đẩy sự đoàn kết và hợp tác trong tổ chức.

Tips Recognition

• Không hứa trước phần thưởng: Trao phần thưởng vào những thời điểm bất ngờ để mọi người không thay đổi ý định và tập trung vào phần thưởng.
• Sự công nhận ngang hàng: Khi thành tích của nhân viên được đồng nghiệp công nhận một cách nhất quán, lòng biết ơn trở thành nền văn hóa.
• Khen thưởng công khai, không riêng tư: Mọi người nên biết công việc nào được đánh giá cao và tại sao. Lời nhắc công khai thông thường hoạt động tốt hơn lời nhắc riêng tư.
• Chia sẻ câu chuyện công nhận: Bản tin hoặc blog của công ty có thể cung cấp câu chuyện đằng sau thành tích, giúp cho sự công nhận có ý nghĩa hơn.
• Làm cho sự công nhận thường xuyên và có thể đạt được: hoan nghênh những thành tích nhỏ như nỗ lực hoàn thành đúng hạn, các đề xuất hữu ích … hãy để ý tới cả những điều nhỏ nhặt mà người quản lý có thể coi là đương nhiên.
• Gắn kết sự công nhận với OKRs: Dịch vụ khách hàng, đổi mới, làm việc nhóm, cắt giảm chi phí — bất kỳ ưu tiên nào của tổ chức đều có thể được hỗ trợ bằng lời tuyên bố kịp thời.
• Thiết lập các tiêu chí rõ ràng (cho các Recognition “lớn”): hoàn thành các dự án đặc biệt, đạt được các mục tiêu của công ty, thể hiện các giá trị của công ty.
• Không bao giờ tặng thưởng chỉ bằng Tiền Mặt, cần đi kèm với Trải Nghiệm.

Phần mềm hỗ trợ thực hiện CFRs hiệu quả

Việc đưa CFRs vào các doanh nghiệp Việt Nam là khá khó do thói quen ngại giao tiếp trong tổ chức. Sếp và nhân viên luôn có khoảng cách và thường không có sự thẳng thắn hoàn toàn với nhau. Việc ghi nhận thành tích của người khác một cách công khai cũng rất khó để thực hiện.

Để thực hiện tốt CFRs trước tiên doanh nghiệp cần có sự làm quen với nó trước, điều quan trọng là cần có một môi trường để cho mọi người có thể dễ dàng trao đổi, phản hồi và ghi nhận lẫn nhau một cách công khai khi thực hiện OKRs. Phần mềm VNOKRs  của chúng tôi có thể giúp các bạn được điều này.

Bằng cách đưa tính năng CFRs vào phần mềm VNOKRs việc mọi người trao đổi, phản hồi, ghi nhận cho người khác trở nên dễ dàng hơn. Việc ngại giao tiếp trong tổ chức sẽ không còn là vấn đề gây trở ngại nữa.

Với phần mềm VNOKRs các phản hồi và ghi nhận của người quản lý cho nhân viên sẽ luôn được thể hiện kịp thời thông qua các buổi check-in và được công khai với toàn bộ tổ chức. 

Phần Feedback cho nhân viên trong biểu mẫu Check-in giúp các quản lý có thể tự viết phản hồi các OKRs của nhân viên hoặc sử dụng các mẫu câu có sẵn và tặng sao. Tính năng này giúp việc phản hồi ngay lập tức theo thời gian thực và giải quyết vấn đề ngại giao tiếp giữa quản lý và nhân viên.

Phần mềm VNOKRs sẽ giúp thúc đẩy văn hoá trao đổi trong doanh nghiệp. Ban đầu sẽ giúp việc trao đổi, phản hồi, ghi nhận trong tổ chức được thực hiện đơn giản hơn. Dần dần CFRs sẽ được hình thành trong tổ chức, mọi người sẽ quen dần với việc trao đổi, phản hồi và ghi nhận lẫn nhau tạo ra mối quan hệ thực sự, tin tưởng giữa người quản lý và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.