Cuộc trò chuyện cuối chu kỳ - Tổng kết OKRs - VNOKRs
Tổng quan về OKRs

Cuộc trò chuyện cuối chu kỳ – Tổng kết OKRs

Tổng kết OKRs là bước cuối cùng trong chu kỳ OKRs. Mục đích của cuộc trò chuyện cuối chu kỳ là để thu thập dữ liệu và nhìn nhận lại những vấn đề với OKRs của mình, là cơ hội để suy nghĩ về những thành công và kinh nghiệm bạn đã nhận được. 

Điểm thấp khiến chúng ta nhìn sâu hơn vào các vấn đề dẫn tới thất bại, điểm cao cho chúng ta biết điều gì đã giúp chúng ta thành công. Điều này giúp tổ chức đưa ra được những quyết định sáng suốt về những mục tiêu tiếp theo mà tổ chức cần đạt được.

Thời điểm để tổng kết OKRs

Bạn nên tổng kết OKRs khi bạn ngừng làm việc với nó. Nếu bạn ngừng làm việc với OKRs từ giữa quý (vì bạn đã hoàn thành OKRs hoặc vì nó trở nên không liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức), tốt nhất là bạn nên tổng kết lại nó ngay tại thời điểm đó để tập trung vào những mục tiêu khác. Lúc này dữ liệu về OKRs vẫn còn mới, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin và đánh giá được OKRs của mình.

Vì bạn sẽ bắt đầu làm việc với OKRs mới trong quý tiếp theo, nên tất cả các OKRs của quý hiện tại đều sẽ được tổng kết chậm nhất vào tuần đầu tiên của quý mới. 

Lý do là mọi người thường sử dụng các tuần cuối cùng của quý để đẩy nhanh những OKRs cuối cùng của họ. Đôi khi họ cần thêm vài ngày đầu tiên của một quý mới để kết thúc chúng. Điều đó hoàn toàn ổn và cũng là lý do tại sao mọi người nên đóng OKRs chậm nhất là trong tuần đầu tiên của quý mới. 

Bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn về kết quả cuối cùng và nỗ lực thúc đẩy tiến độ cho OKRs này đã kết thúc. Bạn sẽ muốn tránh những tình huống mà mọi người nói: “Đúng, tiến độ chỉ là 40% nhưng có lẽ tôi vẫn cố gắng đạt được mục tiêu này nếu có thêm một chút thời gian, thông qua đó sẽ tăng kết quả lên 60%”.

Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể chưa cần đóng lại OKRs vào cuối chu kỳ.

  • Bạn có các Kết quả chính bị trễ cần thêm thời gian để đánh giá và cho ra kết quả.
  • Kết quả Chính của bạn cần thu thập thêm dữ liệu để bạn có thể thực sự chắc chắn rằng chúng đã được hoàn thành.
  • Bạn cần thêm một chút thời gian nữa để hoàn thành tất cả các kế hoạch ​​của OKRs.

Quy trình tổng kết OKRs cuối chu kỳ

Buổi tổng kết đánh giá OKRs được xem là một “Cuộc trò chuyện” vào cuối chu kỳ và cũng cần được thực hiện dưới hình thức là một buổi họp 1:1 giữa người quản lý và nhân viên. Buổi tổng kết này sẽ diễn ra sau lần Check-in cuối cùng của quý.

Bước 1: Người nhân viên tự đánh giá quá trình thực hiện OKRs

Như đã nói ở trên, việc tổng kết OKRs là mỗi người tự đánh giá lại quá trình thực hiện OKRs của mình trong quý vừa qua. Vì vậy tổ chức cần có một quy trình đánh giá phân loại OKRs vào cuối chu kỳ chuẩn để mọi người thực hiện theo.

Việc đánh giá này sẽ xoay quanh các câu hỏi và mỗi cá nhân khi tổng kết OKRs sẽ tự trả lời:

  • Bạn đã hoàn thành OKRs của mình hay chưa?
  • Nếu đã hoàn thành OKRs việc gì đã đóng góp vào thành công?
  • Nếu chưa hoàn thành, điều gì đã cản trở OKRs của bạn?
  • Mục tiêu khó hơn hay dễ đạt được hơn bạn nghĩ khi đặt ra?
  • Nếu được viết lại mục tiêu, bạn sẽ thay đổi điều gì?
  • Bạn đã học được điều gì có thể thay đổi cách tiếp cận của chúng ta đối với OKR của chu kỳ tiếp theo?

Tự đánh giá, chấm điểm phân loại OKRs – Phần mềm VNOKRs

Nếu không đạt được OKRs và việc thực thi được đánh giá thấp (Chưa đủ nỗ lực để hoàn thành OKRs), thì có thể OKRs không đạt được do bạn thực hiện chưa thực sự tốt và bạn phải nỗ lực để thực hiện lại nếu OKRs vẫn quan trọng. 

Nếu không đạt được OKRs và việc thực thi được đánh giá cao (Đã rất nỗ lực để thực hiện), có thể bạn gặp phải một vấn đề hoàn toàn khác, mục tiêu của bạn đã quá tham vọng hoặc có một trở ngại nào đó thực sự không thể vượt qua.

Cho dù đạt được OKRs hay không, luôn có những bài học quan trọng mà bạn phải nhớ. Có thể là những khó khăn chưa được lường trước, có thể là những sáng kiến mang tính đột phá. 

Những bài học này là những kinh nghiệm quý báu để phát huy những điểm mạnh và khắc phục những trở ngại của bạn, vì vậy bạn cần ghi lại những kiến thức này và sử dụng chúng cho những OKRs tiếp theo.

Bước 2: Người nhân viên tự chấm điểm phân loại OKRs

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm OKRs như VNOKRs, điểm số của OKRs sẽ được hệ thống tạo cho bạn. Nếu không, bạn sẽ phải làm một số phép tính để đưa điểm số cho OKRs của mình. Tuy nhiên, cho dù bạn tính điểm của mình như thế nào, bạn cũng nên hiểu ý nghĩa đằng sau các con số và chúng đến từ đâu.

Dưới đây là hai phương pháp đánh giá, chấm điểm OKRs phổ biến trên thế giới, đã được kiểm chứng và áp dụng thành công tại những công ty hàng đầu mà bạn có thể tham khảo:

Cách đánh giá OKRs Đạt/ không đạt

Phương pháp này được Tiến sĩ Andy Grove (Cố CEO của Intel – Cha đẻ của OKRs) dùng để đánh giá, chấm điểm OKRs tại Intel. Phương pháp đánh giá này là một cách tiếp cận đơn giản với chỉ hai xếp loại Đạt và Không đạt.
Để tìm hiểu kỹ hơn về cách đánh giá, chấm điểm này, hãy tìm hiểu ví dụ sau đây.

O
Tăng trưởng danh tiếng công ty quý 4.
KR1
Thêm 100.000 view trên Youtube.
KR2
Tăng 10.000 fan Fanpage Facebook.
KR3
Tăng 20% lượt truy cập từ SEO.

Khi kết thúc chu kỳ, chúng ta có thể đánh giá OKRs trên như sau:

O
Tăng trưởng danh tiếng công ty quý 4 (Đạt 2/3 KR) => KHÔNG ĐẠT
KR1
Thêm 110.000/100.000 view trên Youtube => ĐẠT
KR2
Tăng 7000/10.000 fan Fanpage => KHÔNG ĐẠT
KR3
Tăng 25%/20% lượt truy cập từ SEO => ĐẠT

Cách đánh giá, chấm điểm phân loại theo kiểu của Google

Ngoài phương pháp chấm điểm OKRs theo phân loại Đạt/Không đạt như trên, một cách chấm điểm phân loại OKRs phổ biến khác hiện nay đang được áp dụng tại Google và nhiều công ty lớn khác là đánh giá trên thang điểm 0 – 1.0.

“0” tương đương với thất bại và “1.0” có nghĩa là hoàn toàn đạt được mục tiêu. Trong các chỉ số này, mỗi kết quả chính riêng lẻ được phân loại và tính trung bình để chấm điểm cho mục tiêu.

Thang đánh giá như sau:

Chấm điểm phân loại OKRs cuối chu kỳ

  • 0.7 – 1.0: biểu thị bằng màu xanh lá – Chúng tôi đã hoàn thành mục tiêu.
  • 0.4 – 0.6: biểu thị bằng màu vàng – Chúng tôi đã đạt được sự tiến bộ nhưng vẫn chưa hoàn thành mục tiêu.
  • 0.0 – 0.3: biểu thị bằng màu đỏ – Chúng tôi đã không đạt được sự tiến bộ thực sự.

Ví dụ về chấm điểm phân loại:

O
Tăng trưởng danh tiếng công ty quý 4 => mức độ hoàn thành 0.9
KR1
Thêm 110.000/100.000 view trên Youtube => mức độ hoàn thành 1.0
KR2
Tăng 7000/10.000 fan Fanpage => mức độ hoàn thành 0.7
KR3
Tăng 25%/20% lượt truy cập từ SEO => mức độ hoàn thành 1.0

Điểm đánh giá trung bình OKRs trên là 0,9. Một điểm số trong khoảng xanh lá và được coi là đã hoàn thành OKRs. 

Lưu ý khi chấm điểm phân loại OKRs

  • Để đánh giá một OKRs chúng ta không chỉ dựa vào điểm số mà còn phải dựa vào việc đó là OKRs cam kết hay OKRs mở rộng.
  • Bản chất OKRs là đặt ra những mục tiêu thách thức đòi hỏi sự nỗ lực cao để đạt được, do đó dữ liệu khách quan nên được xem xét một cách chủ quan. Đối với bất kỳ mục tiêu nào đều cần đánh giá sự nỗ lực của cá nhân sở hữu mục tiêu.
  • OKRs thuộc trách nhiệm của cá nhân, vì vậy người chủ sở hữu của OKRs sẽ tự chấm điểm cho bộ OKRs của mình dưới sự tư vấn của người quản lý.

Bước 3: Người quản lý phản hồi lại cho Nhân viên

Sau khi người nhân viên đã hoàn thành đánh giá về bộ OKRs của họ, người quản lý sẽ cần phản hồi lại cho nhân viên của mình. Người quản lý sẽ đưa ra những ý kiến góp ý của mình về việc thực hiện OKRs của nhân viên. 

Việc phản hồi hướng xuống này giúp người nhân viên nhận ra những điểm mạnh cần phát huy và những điểm hạn chế cần khắc phục. Bên cạnh đó người quản lý cũng sẽ cho nhân viên của mình biết được những kỳ vọng của họ với người nhân viên trong tương lai.

Phản hồi của quản lý cho nhân viên – Phần mềm VNOKRs

Bước 4: Người nhân viên phản hồi cho Người quản lý

Sau khi nghe những lời phản hồi từ Người quản lý về bộ OKRs của mình, người nhân viên cũng cần có những phản hồi hướng. Người quản lý cũng cần được nghe những ý kiến đánh giá của bạn về họ.

Việc phản hồi hướng lên cho người quản lý sẽ cung cấp một góc nhìn khách quan, giúp người quản lý của bạn có thể xem xét thay đổi để hỗ trợ bạn tốt hơn trong việc thực hiện OKRs của quý tới. Phản hồi hướng lên sẽ xoay quanh các câu hỏi.

  • Bạn đã nhận được sự hỗ trợ như thế nào từ người quản lý trong quá trình thực hiện OKRs?
  • Điều gì người quản lý cần phát huy hoặc cải thiện để bạn có thể thực hiện OKRs tốt hơn?
  • Người quản lý có thể giúp bạn những gì để giúp bạn thành công hơn? (Phát triển kỹ năng, nghề nghiệp…)

Bước 5: Trao đổi về phát triển nghề nghiệp

Bước cuối cùng trong buổi tổng kết OKRs cuối chu kỳ, người quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau trao đổi về những định hướng phát triển nghề nghiệp của người nhân viên.

Người nhân viên sẽ chia sẻ, đưa ra những kỹ năng mình muốn cải thiện cũng như những kỹ năng mong muốn được học tập để nâng cao năng lực của mình. Người quản lý cũng sẽ trao đổi thêm về những định hướng công việc và những sự hỗ trợ mà công ty sẽ mang lại để người nhân viên có thể phát triển nghề nghiệp và thực hiện OKRs tốt hơn trong tương lai.

Câu hỏi trong buổi trò chuyện cuối chu kỳ

Trước khi vào buổi “trò chuyện”

Câu hỏi Người quản lý đặt ra và tự trả lời

  • Mục tiêu và trách nhiệm chính của Nhân viên trong chu kỳ vừa qua là gì?
  • Nhân viên nỗ lực tham gia nhiều nhất vào mục tiêu chung của nhóm, của tổ chức khi nào?
  • Nhân viên ít tham gia nhất vào mục tiêu chung của nhóm, của tổ chức khi nào?
  • Những điểm mạnh nào của Nhân viên đã mang lại hiệu quả cho công việc?

Tự đánh giá

Câu hỏi Người nhân viên đặt ra và tự trả lời (Chia sẻ với Người quản lý)

  • Tôi đã hoàn thành OKRs của mình hay chưa?
  • Nếu tôi đã hoàn thành OKRs, điều gì đã đóng góp vào thành công?
  • Nếu tôi chưa hoàn thành, điều gì đã cản trở OKRs của tôi?
  • Mục tiêu khó hơn hay dễ đạt được hơn tôi nghĩ khi đặt ra?
  • Nếu được viết lại mục tiêu, tôi sẽ thay đổi điều gì?
  • Tôi đã học được điều gì có thể thay đổi cách tiếp cận đối với OKR của chu kỳ tiếp theo?

Phản hồi hướng xuống

Câu hỏi Người quản lý đặt ra và tự trả lời (Feedback cho Nhân viên)

  • Nhân viên đã thực hiện OKRs như thế nào?
  • Nếu Nhân viên thực hiện kém hiệu quả, họ nên chỉnh sửa như thế nào?
  • Nếu Nhân viên đang thực hiện tốt hoặc vượt quá mong đợi, tôi có thể làm gì để duy trì mức hiệu suất cao mà không khiến họ bị kiệt sức?
  • Những loại trải nghiệm học tập nào có thể mang lại lợi ích cho Nhân viên này?
  • Đâu là điều Nhân viên cần tập trung trong chu kỳ sắp tới, thể hiện vai trò & đóng góp của họ với nhóm/công ty một cách tốt nhất?

Phản hồi hướng lên

Câu hỏi Người quản lý hỏi Nhân viên (Nhân viên Feedback cho Người quản lý)

  • Bạn nhận được gì từ tôi mà bạn thấy hữu ích?
  • Điều gì từ tôi đã cản trở hiệu quả làm việc của bạn?
  • Điều gì tôi cần phát huy hoặc cải thiện để bạn có thể thực hiện OKRs tốt hơn?
  • Tôi có thể làm gì cho bạn để giúp bạn thành công hơn?

Phát triển nghề nghiệp

Câu hỏi Người quản lý hỏi Nhân viên

  • Bạn muốn phát triển những kỹ năng hoặc năng lực nào để cải thiện bản thân trong vai trò hiện tại của mình?
  • Bạn muốn phát triển trong lĩnh vực nào để đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình?
  • Bạn muốn phát triển những kỹ năng hoặc năng lực nào cho một vai trò trong tương lai?
  • Từ quan điểm học hỏi, trưởng thành và phát triển, làm cách nào để tôi và công ty có thể giúp bạn đạt được điều đó?

 

Biểu mẫu cuộc trò chuyện cuối chu kỳ

Cuối cùng…

Đừng quên chúc mừng thành công! Ghi nhận những đóng góp, những gì đã làm được của tất cả thành viên vì họ đã dành rất nhiều sự tập trung và cống hiến để thực hiện OKRs. Công việc khó khăn của mọi người xứng đáng được tôn vinh.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về OKRs để có thể triển khai cho doanh nghiệp của mình. Tham gia ngay khóa học "Sức mạnh OKRs Zoom" của huấn luyện viên Mai Xuân Đạt Tìm hiểu thêm