Lợi ích của OKRs
Lợi ích chung cho cả tổ chức
Trong một cuộc phỏng vấn với Harvard Business Review, John Doerr nói rằng có 5 lợi ích chính của OKRs là F.A.C.T.S
Focus – Tập trung
Tập trung là lợi ích đầu tiên của OKRs vì khi bạn đặt OKRs, bạn bị giới hạn về số lượng (3-5 bộ OKRs/chu kỳ). Ít hơn là tốt hơn. Mỗi mục tiêu phải nằm gọn trên một dòng. Đối với các kết quả chính, bạn không nên có nhiều hơn 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu.
Do sự cần thiết cố hữu này để hạn chế số lượng mục tiêu cần tập trung, OKRs thực sự buộc bạn phải đưa ra lựa chọn điều gì là quan trọng. Ngay cả việc thực hiện các chu kỳ ngắn, cũng khiến bạn phải suy nghĩ “mình phải bỏ đi điều gì”. Một chu kỳ OKRs nên bắt đầu bằng câu hỏi: “Điều gì là quan trọng nhất trong 3/ 6/ 12 tháng tới?”
Bên cạnh đó, việc minh bạch các Mục tiêu, bao gồm Mục tiêu cấp cao (của CEO) sẽ giúp cho toàn bộ tổ chức hiểu rõ về những việc quan trọng hàng đầu mà công ty đang hướng tới. Điều đó truyền đi thông điệp rõ ràng và khiến cho mọi cá nhân đều có thể điều chỉnh Mục tiêu của mình, hướng về Mục tiêu của tổ chức.
Alignment – Sắp xếp và liên kết
Khi các mục tiêu hàng đầu được thiết lập là lúc công việc thực sự bắt đầu. Trong quá trình thực hiện OKRs, các nhà quản lý và nhân viên đều gắn các hoạt động hàng ngày của họ với tầm nhìn toàn công ty của tổ chức, các công việc đều trở nên có ý nghĩa, không có công việc nào dư thừa.
Theo Harvard Business Review, các công ty có nhân viên gắn kết cao có khả năng trở thành những công ty có hoạt động hiệu quả cao hơn gấp đôi.
Với OKRs, xung đột chức năng và chuyên môn giữa các phòng ban sẽ biến mất. Thay vào đó là sự hợp tác cùng giải quyết vấn đề.
Commitment – Cam kết
Sau khi tập trung và liên kết đến các OKRs, cam kết nghĩa là tất cả đều đồng ý thực hiện OKRs. Lịch trình và các nguồn lực sẽ được điều chỉnh để đảm bảo rằng OKRs sẽ đạt được. Việc theo dõi các cam kết này được thực hiện một cách minh bạch (Check-in hàng tuần) bằng Excel, Google sheet hoặc phần mềm chuyên dụng như VNOKRs.
Do OKRs của mỗi người đều liên quan đến người khác (cấp trên, cấp dưới, nhân viên của phòng ban liên quan khác), gần như bạn khó lòng đi chệch hướng. Bất cứ khi nào một ai đó gặp khó khăn, những người còn lại sẽ biết và công việc sẽ được kết nối, điều chỉnh nhằm giúp đỡ lẫn nhau.
Mỗi thành viên trong nhóm phải tạo ra các tín hiệu rất rõ ràng cho thấy họ đang bám sát OKRs. Lợi ích Cam kết không diễn ra ngay từ đầu mà sẽ dần dần xuất hiện và trở thành Văn hoá của tổ chức.
Tracking – Theo dõi
Theo dõi OKRs liên tục từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc là điều cần thiết để chúng ta không bị “trật đường ray”. Mặc dù OKRs không yêu cầu theo dõi hàng ngày, nhưng tốt nhất nếu được hãy kiểm tra thường xuyên hàng tuần.
Có những điểm tham chiếu trên suốt hành trình là điều kỳ diệu đối với việc thực hiện các mục tiêu của mỗi cá nhân. Bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu này hay không? Tại sao có hoặc tại sao không?
Stretching – Kéo dài (Kéo giãn)
“Kéo dài” là lợi ích cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Một khi tổ chức của bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, cả đội ngũ đã liên kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý, đã đến lúc bạn nên sử dụng lợi ích sau cùng của OKRs là “kéo dài”.
OKRs thúc đẩy các tổ chức liên tục phấn đấu hơn nữa, để tạo ra kết quả nhiều hơn một chút so với những gì họ nghĩ là có thể.
OKRs giúp xóa bỏ đi thực trạng trì trệ, sự sơ cứng của tổ chức. Ngay cả khi tổ chức có sự tăng trưởng đều đặn và muốn chuyển qua tốc độ bứt phá nhanh hơn, OKRs cũng có thể là lựa chọn phù hợp.
“Tôi phải có mục tiêu là lên Sao Hỏa, và nếu chúng ta rơi xuống, chúng ta ít nhất sẽ đến được mặt trăng” – Larry Page ( Founder của Google)
Lợi ích của OKRs cho từng cá nhân trong tổ chức
Đối với chủ doanh nghiệp
OKRs mang lại sự rõ ràng trong vấn đề quản trị doanh nghiệp và làm giảm sự lo âu bởi sự mù mờ khi thiếu thông tin trong việc quản lý. Khi áp dụng OKRs sẽ giúp người lãnh đạo giải quyết những vấn đề lo lắng của mình và tập trung hơn cho những điều quan trọng.
Người chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi tình hình công ty thông qua các báo cáo hàng tuần về tiến độ OKRs của từng thành viên. Bất kỳ lúc nào xuất hiện những công việc kém hiệu quả, người chủ doanh nghiệp đều dễ dàng nhận thấy và có thể chủ động đưa ra phương án trước khi có vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Dựa trên những cơ sở dữ liệu thực tế, người chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng đưa ra quyết định hơn khi có điều gì đó thay đổi.
Đối với các cấp quản lý
OKRs giúp cho nhân viên của bạn làm việc tốt hơn. Người quản lý được làm đúng chuyên môn và đúng vai trò của người quản lý (như lập kế hoạch, định hướng, phân bổ nguồn lực…).
Khi thực hiện OKRs khả năng phân quyền, giao việc của người quản lý cũng tốt hơn. Nhân viên sẽ làm hầu hết những công việc để đạt được mục tiêu của nhóm (mục tiêu của người quản lý).
Người quản lý không cần phải đi làm những công việc chi tiết thay vào đó họ có thể theo dõi sự tiến bộ của nhân viên và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết bất cứ khi nào nhân viên của họ cần.
Đối với nhân viên
Biết chính xác mục tiêu của mình cho phép người nhân viên tập trung hơn – họ có ý tưởng rõ ràng về những gì họ được mong đợi từ tổ chức. Vì vậy, họ có thể chủ động hơn về việc yêu cầu sự hỗ trợ phù hợp. Và họ sẽ biết được công việc của mình thực sự có ý nghĩa và là một phần quan trọng của tổ chức.
Vì tất cả mọi người đều có thể xem OKRs của từng thành viên trong nhóm cũng như cập nhật về tiến trình của họ. Mọi người có thể chủ động giúp đỡ lẫn nhau. Khi biết một người nào đó gặp khó khăn, các thành viên trong nhóm sẽ hỗ trợ để giúp họ đạt được mục tiêu.
Nhân viên không phải chịu những lời ca thán vô lý của cấp trên. Khi thực hiện OKRs sẽ không có những sự trách móc hay đổ lỗi, tất cả sẽ tập trung vào các vấn đề khó khăn và cách giải quyết vấn đề để giúp người nhân viên đạt được mục tiêu của mình.
