Theo dõi tiến độ OKRs
Thông thường, OKRs quý đầu tiên của mỗi tổ chức sẽ có tình trạng đặt OKRs ra xong rồi để đấy. Lý do rất đơn giản, chúng ta luôn có quá nhiều điều quan trọng để làm.
Khi bắt đầu thực hiện OKRs, chúng ta sẽ nhận thấy để chọn một số tối thiểu những việc quan trọng cần làm là rất khó. Mặc dù đã thống nhất kỹ càng các mục tiêu quan trọng từ đầu quý nhưng đến giữa quý sẽ luôn có những công việc khác xen vào làm chúng ta bỏ quên OKRs và cuối cùng là không hoàn thành được những bộ OKRs đã đặt ra. Đó là lý do vì sao chúng ta cần có Check-in.
Check-in là cuộc họp kiểm tra tiến độ OKRs, diễn ra 1:1 (riêng tư) giữa người quản lý và nhân viên, theo một tần suất đều đặn, thường là hàng tuần (Weekly check-in).
Tiến độ OKRs được cập nhật định kỳ thông qua các buổi Check-in cho chúng ta thấy mình đang đi đúng hướng để hoàn thành Mục tiêu này hay không?
Trong một buổi check-in người quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau trao đổi về bộ OKRs của nhân viên. Tất cả các câu hỏi trong buổi họp sẽ xoay quanh các vấn đề: Tiến độ của bộ OKRs, những trở ngại khó khăn gặp phải, cách thức để vượt qua trở ngại. Hoàn toàn không phải buổi họp nhằm đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Lợi ích của việc Check-in
Mục tiêu đặt ra không được theo dõi định kỳ thường sẽ gặp một số loại rủi ro sau:
- Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi thất bại ở ngay trước mắt, chúng ta không còn thời gian để cứu vãn.
- Rủi ro bất chợt: Mọi thứ có vẻ êm xuôi khi nhìn vào con số, ngữ cảnh đằng sau các con số không được kiểm tra kỹ lưỡng dẫn tới thất bại vào “phút chót”.
- Rủi ro chệch hướng: Công việc được theo dõi “qua loa”, đến khi chúng ta nhận ra thì sự chệch hướng đã diễn ra từ lâu.
Để hạn chế những rủi ro này xuất hiện, việc check-in có vai trò rất quan trọng trong việc giúp đảm bảo OKRs đi đúng hướng được thể hiện bởi 10 lợi ích:
Công thức Check-in của Felipe Castro
Mô hình tốt nhất cho Check-in bao gồm bốn yếu tố, được Felipe Castro mô tả trong hình dưới đây:
Tiến độ OKRs
Việc Check-in bắt đầu với dữ liệu. Tiến độ công việc hiện tại đang như thế nào?
Các công việc cụ thể (kế hoạch, đầu việc) hiện tại của KR này là gì? Điều gì đã thay đổi kể từ lần Check-in trước?
Tiến độ của từng Mục tiêu và Kết quả chính sẽ được cập nhật trong mỗi buổi check-in. Số đo của kết quả chính đươc quy đổi ra %, trung bình % của các Kết quả chính được lấy làm % của Mục tiêu. Điều này đảm bảo cho việc khi đề ra kết quả chính, chúng có vai trò ngang nhau và không có kết quả chính nào là dư thừa.
Trở ngại
Điều gì làm chậm OKRs của bạn? Nguyên nhân chủ quan là gì? Nguyên nhân khách quan là gì?
Việc đặt ra những câu hỏi về trở ngại, người quản lý có thể nắm được tình hình thực hiện OKRs của nhân viên và dự đoán được những rủi ro giữa chu kỳ. Đưa ra được nguyên nhân gây trở ngại sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng đưa ra những góp ý, những sự trợ giúp hữu ích.
Nếu trở ngại đến từ một nguyên nhân khách quan không thể khắc phục được, chúng ta có thể xem xét đến việc thay đổi kế hoạch để đạt đảm bảo hoàn thành mục tiêu. Thậm chí có thể bỏ Kết quả chính đang thực hiện để thay bằng một kết quả chính khác.
Làm gì để vượt qua trở ngại
Chúng ta sẽ làm gì để vượt qua những trở ngại đó để cải thiện kết quả?
Hãy nhớ nếu tiến độ các KRs đứng yên, điều đó là một dấu hiệu không tốt. Bạn phải làm một cái gì đó để cải thiện kết quả của bạn.
Người nhân viên sẽ đề xuất những phương án, sáng kiến của mình để có thể vượt qua trở ngại. Người quản lý sẽ xem xét những sáng kiến, kế hoạch của nhân viên và đưa ra sự hỗ trợ kịp thời.
Mức độ tự tin
Nếu cập nhật tiến độ là khía cạnh định lượng của Check-in, thì mức độ tự tin mang lại khía cạnh định tính. Điều mà dữ liệu không phản ánh được hoàn toàn.
Để đặt mức độ tự tin, nhóm phải trả lời câu hỏi sau: Dựa vào những thông tin chúng ta đang có, chúng ta sẽ tự tin đến mức nào về việc đạt được KR?
Bạn có thể sử dụng ba cấp độ, bằng cách sử dụng màu sắc (Xanh, Da cam, Đỏ) hoặc biểu tượng cảm xúc (Rất tốt, Ổn, Không ổn lắm).
Các bước thực hiện Check-in
Bước 1: Check-in Nháp (Trước Check-in)
Để buổi Check-in diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất, người làm OKRs cần chuẩn bị trước dữ liệu và trả lời trước các câu hỏi để tiết kiệm thời gian cho buổi Check-in với người quản lý, việc này được gọi là “Check-in Nháp”. Việc chuẩn bị cần được hoàn thành trước khi bắt đầu buổi Check-in.
Lưu ý: Nếu nhân viên chưa chuẩn bị “Check-in nháp”, cấp quản lý hoàn toàn có quyền hủy thực hiện check-in và yêu cầu nhân viên phải chuẩn bị đầy đủ trước buổi họp tiếp theo.
Khi Check-in nháp người thực hiện OKRs cần chuẩn bị trước câu trả lời những câu hỏi sau:
- Tiến độ công việc, bạn đã đạt được những gì so với buổi check-in trước?
- Công việc nào đang và sẽ chậm tiến độ ?
- Trở ngại và khó khăn nào đang gây ảnh hưởng đến tiến độ của các KRs?
- Cần làm gì để vượt qua trở ngại, kế hoạch cụ thể cho tới lần check-in tiếp theo là gì?
- Mức độ tự tin hoàn thành OKRs như thế nào? (Rất tốt – Ổn – Không ổn lắm)
- Có OKRs nào cần sửa, thêm hoặc loại bỏ không?
Câu trả lời cần được ghi lại và có đi kèm số liệu cụ thể, chứng minh cho kết quả đã đạt được bằng các file báo cáo.
Bước 2: Trao đổi 1:1 với quản lý về OKRs (Trong Check-in)
Trong buổi check-in, người quản lý sẽ lần lượt hỏi nhân viên về thông tin từng bộ OKRs theo 5 câu hỏi người nhân viên đã thực hiện Check-in nháp: Tiến độ của OKRs, công việc nào đang và sẽ chậm tiến độ, trở ngại khó khăn, cần làm gì để vượt qua trở ngại và mức độ tự tin hoàn thành OKRs.
Buổi Check-in nên là lúc để cho người nhân viên chủ động báo cáo, người quản lý sẽ là người lắng nghe. Tránh trường hợp người quản lý “nói nhiều hơn nghe” như vậy nhân viên rất dễ bị cuốn theo các câu hỏi của người quản lý và làm phá vỡ cấu trúc của buổi check-in.
Vai trò của người quản lý là lắng nghe, tư vấn hỗ trợ giải đáp thắc mắc, đặt ra những câu hỏi để gọi mở và đưa ra lời khuyên nếu nhân viên không có phương án để giải quyết những trở ngại.
Ngoài ra, khi nhận được phản hồi, góp ý từ người quản lý, người làm OKRs cũng cần tiếp thu, cân nhắc và có phản biện nếu cần. Những ý kiến đưa ra được lắng nghe và đánh giá từ cả 2 góc độ quản lý và nhân viên, từ đó mà đi tới cách giải quyết toàn vẹn nhất.
Bước 3: Phản hồi OKRs và ghi nhận (Kết thúc Check-in)
Cuối buổi check-in, các kết quả, các vấn đề tồn tại, các trở ngại cần phải được ghi chép lại cẩn thận để tạo cơ sở so sánh cho các lần check-in tiếp theo.
Bên cạnh đó người quản lý và nhân viên cần thực hiện các công việc:
- Phản hồi thẳng thắn: Người quản lý phải đưa ra những phản hồi thẳng thắn về từng KR, những việc gì người nhân viên đã làm tốt cần phát huy, những việc làm chưa thật sự tốt cần nỗ lực hơn nữa. Bản chất của việc phản hồi là giúp cho mọi người nhìn nhận được vấn đề để hướng tới kết quả tốt hơn trong tương lai.
- Ghi nhận sự nỗ lực: Nếu người nhân viên thực hiện tốt OKRs của mình và tạo ra một giá trị lớn, người quản lý cần ghi nhận công khai nỗ lực đó của người nhân viên. Việc ghi nhận kịp thời sẽ giúp cho người nhân viên có thêm động lực để thực hiện công việc.
Bước 4: Công việc cần làm tiếp theo (Sau Check-in)
Sau khi đã hoàn thành buổi Check-in quan trọng nhất, người được check-in và quản lý phải thống nhất và đạt được những kết quả sau:
Định hướng triển khai kế hoạch thực hiện OKRs: Với tình hình thực hiện OKRs như đã báo cáo, người nhân viên phải bổ sung những công việc nào vào file kế hoạch tổng thể để tiếp tục triển khai công việc trong tuần tiếp theo.
Thay đổi OKRs (nếu cần): Trong trường hợp OKRs đặt ra quá khó, quá dễ hoặc trở nên không cần thiết nữa, OKRs sẽ được thay đổi cho hợp lý hơn. Điều này cần được sự thống nhất của cả quản lý và người nhân viên.
Những điều cần thiết cho một buổi Check-in hoàn hảo
Có tư duy đúng đắn
Mỗi người nên tham gia buổi check in với tâm thế tin tưởng, sự trung thực, và ý nghĩ tích cực. Ngay cả khi có những chủ đề khó cần được thảo luận, có một tư duy cởi mở sẽ tạo ra một môi trường an toàn để bất cứ một cuộc thảo luận đích thực nào cũng có thể xảy ra mang lại kết quả tốt.
Bắt đầu với sự công nhận
Bằng cách thiết lập một tín hiệu tích cực ở đầu cuộc họp, bạn tạo tiền đề cho sự tin tưởng, cộng tác và cởi mở giao tiếp. Đừng quên đề cập đến những gì đang mang lại kết quả tốt và những gì đã học được kể từ lần check-in trước đó.
Hãy để nhân viên dẫn dắt
Điều đặc biệt quan trọng cũng như hiệu quả nếu chúng ta làm đúng: nhân viên là người dẫn dắt buổi check-in.
Với các câu hỏi mẫu, người nhân viên lần lượt trình bày chúng với từng OKRs của mình. Người quản lý chỉ “lên tiếng” khi cần hỏi thêm thông tin hoặc tư vấn cho nhân viên. Việc này sẽ tạo ra một áp lực đáng kể nhưng tích cực tới nhân viên, tự trả lời các câu hỏi giống như hành vi tự mình soi gương. Nhân viên sẽ phải dũng cảm thẳng thắn nhìn nhận mình.
Nếu người quản lý hỏi và đưa ra ý kiến chủ quan quá nhiều (VD: tôi thấy bạn làm việc này như thế là sai …; lỗi của bạn là …;), người quản lý đang đang cung cấp cho nhân viên một đối tượng để “đấu tranh”. Thay vì tự nhìn nhận bản thân, nhân viên sẽ quay sang và chống đối với người quản lý.
Hãy để dành những phản hồi thẳng thắn ở cuối buổi Check-in.
Giải quyết từng chủ đề một
Cố gắng giữ cho cuộc check-in tập trung vào một chủ đề chính. Từng KR cần được đào sâu với các câu hỏi mẫu. Người quản lý sẽ lắng nghe và đặt ra các câu hỏi để nhân viên nhìn nhận công việc của mình một cách đúng đắn. Người quản lý cũng cần sẵn sàng cung cấp cho nhân viên những tư vấn trong việc tìm ra giải pháp cho các trở ngại, thậm chí cùng tham gia với nhân viên trong việc thực hiện các giải pháp.
“Hãy ngừng các công việc gây xao nhãng trong buổi Check-in”
Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể có kết nối giữa nhân viên và quản lý bằng việc dành một vài phút để thảo luận về việc “ngoài lề”, chẳng hạn như gia đình, câu chuyện đời thường hoặc thậm chí thể thao nhằm xây dựng mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên.
Trao đổi cởi mở
Không có gì tệ hơn việc check-in mà một trong hai người ta cảm thấy như họ đang bị dồn dập bởi những câu hỏi hoặc lắng nghe một loạt các lời phàn nàn. Cả hai điều trên sẽ làm ảnh hưởng đến niềm tin và năng suất. Để làm cho cuộc check-in có sự phối hợp hiệu quả hơn, hãy thử bắt đầu cuộc trò chuyện bằng câu hỏi mở – nó sẽ giúp thúc đẩy sự suy nghĩ và thảo luận.
Tập trung vào học tập và phát triển
Hãy ngừng việc phàn nàn và khiếu nại thay vào đó hãy tập trung vào học tập và phát triển. Thay vì: “Tại sao bạn không hoàn thành xong công việc X”, hãy thử: “Bạn nghĩ giải pháp nào sẽ giúp ích cho bạn điều hướng những thách thức bạn đang gặp phải? ”.
Yêu cầu phản hồi
Người quản lý và nhân viên có thể hỏi ý kiến phản hồi của nhau. Check-in 1-1 có thể là một môi trường an toàn và đáng tin cậy nơi phản hồi trở thành một phần tự nhiên của quan hệ quản lý – nhân viên.
