10 bước thiết lập OKRs quý – Phương pháp OKRs 3 chiều

OKRs không bao giờ xếp tầng. Việc xây dựng OKRs phải được đặt trong một quy trình song song trong đó từng cá nhân xác định OKRs được liên kết với các mục tiêu của tổ chức. Có sự trao đổi đàm phán với quản lý, trong một quy trình đồng thời từ dưới lên, từ trên xuống và chéo sang.

Với các tổ chức mới đưa OKRs vào áp dụng, việc xây dựng được OKRs cho toàn bộ tổ chức trong một quý là không hề dễ dàng. Mọi người chưa quen việc nhìn vào OKRs cấp trên để tạo OKRs của riêng mình, các quản lý cũng chưa có thói quen đàm phán với từng nhân viên. Vì vậy VNOKRs đưa ra phương pháp OKRs với 10 bước thiết lập OKRs quý để đảm bảo toàn bộ OKRs trong tổ chức được liên kết với nhau một cách chặt chẽ và cùng hướng đến bộ OKRs cấp cao nhất.

Thời gian để xây dựng OKRs quý

Theo kinh nghiệm áp dụng OKRs của VNOKRs, thời gian để tạo ra OKRs của một chu kỳ không nên vượt quá 30 ngày. Tổ chức nên đặt ra thời hạn cho toàn bộ việc thiết lập OKRs quý tiếp theo bắt đầu từ ngày 15 của tháng cuối quý cho tới tối đa ngày 15 của tháng đầu quý tiếp theo.

Quá trình này thường sẽ không thể kết thúc vào ngày cuối cùng của quý, bởi vì việc tổng kết OKRs của quý trước sẽ khó lòng hoàn thành vào ngày cuối cùng của quý, chúng ta cần số liệu được hoàn thành và tập hợp đầy đủ trước khi chấm điểm phân loại.

Nhiều lo lắng đặt ra về việc dành quá nhiều thời gian để thiết lập OKRs mỗi quý, điều đó có vẻ là một sự lãng phí. Tuy nhiên đừng lo lắng, dành nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch sẽ giúp cho bạn có quá trình thực thi hiệu quả hơn.

Trong thời gian tạo ra OKRs quý, công việc hàng ngày vẫn được thực hiện bình thường, chúng ta sẽ không dừng lại chỉ để làm kế hoạch thiết lập OKRs. Thời gian thiết lập OKRs sẽ dần được rút ngắn lại sau mỗi quý khi mọi người đã dần quen với OKRs.

10 bước xây dựng OKRs quý

Bước 1: Thu thập ý tưởng về mục tiêu công ty

Thông thường CEO hoặc ban lãnh đạo công ty sẽ đưa ra các mục tiêu của công ty. Tuy nhiên sẽ có rất nhiều vấn đề từ góc nhìn của nhân viên mà cấp trên không nắm rõ. Ngoài ra góc nhìn về “điều quan trọng” của nhân viên cũng có điểm khác so với cấp trên.

Không phải lúc nào điều quan trọng mà nhân viên nghĩ tới cũng thực sự là điều quan trọng với công ty. Tuy nhiên việc thu thập ý tưởng về mục tiêu công ty từ toàn bộ nhân viên sẽ ra được rất nhiều góc nhìn hay, và chỉ cần một trong hàng trăm đề xuất thực sự là quan trọng, cũng sẽ mang lại giá trị lớn.

Trong bước này doanh nghiệp cần tổ chức thu thập ý kiến của toàn bộ nhân viên về mục tiêu quý tới của công ty. Nhân viên có thể sẽ hiểu lầm rằng đây là thu thập ý tưởng mục tiêu cá nhân, vì vậy CEO hãy nói rõ yêu cầu của mình và hãy cho họ biết giá trị của việc thu thập ý tưởng này.

Hãy hỏi nhân viên của bạn: “Nếu là CEO, theo bạn những mục tiêu nào quan trọng mà công ty cần thực hiện trong quý tới?”

Kết quả cần đạt được: Thu thập 100% ý kiến của thành viên về Mục tiêu của công ty trong quý tới.

Bước 2: Lựa chọn và công bố mục tiêu công ty

Sau khi đã có được ý tưởng từ toàn bộ nhân viên, đội ngũ lãnh đạo cấp cao cần bàn bạc và lựa chọn ra những điều đáng lưu ý.

Tất nhiên ý tưởng từ nhân viên không phải là duy nhất. Những ý tưởng chất lượng về “điều gì là quan trọng” thường đến từ các lãnh đạo cấp cao, những người có tầm nhìn, chuyên môn và thông tin sâu rộng hơn nhân viên.

Nếu công ty chưa quen với công việc quản trị bài bản để có góc nhìn tổng thể đầy đủ về bức tranh doanh nghiệp của mình. Bạn có thể sử dụng một bản đồ chiến lược trong hệ thống lập kế hoạch và quản lý chiến lược BSC (Balanced Scorecard) hoặc mô hình kinh doanh Canvas để đưa ra và phân loại các ý tưởng về Mục tiêu của công ty.

Hãy suy nghĩ thật kỹ, điều gì thực sự quan trọng trong quý tới, chọn 2 đến 3 mục tiêu (Tối đa là 5 mục tiêu). Sau đó hãy viết ra những mục tiêu đó cụ thể, rõ ràng, đầy cảm hứng và công bố với toàn thể công ty (Chỉ công bố mục tiêu chứ không phải cả bộ OKRs). Bạn cần giải thích rõ cho toàn bộ nhân viên lý do tại sao chúng ta lựa chọn mục tiêu này và nó có ý nghĩa như thế nào.

Lưu ý: Khi đã thống nhất được các mục tiêu của công ty, giám đốc phải viết ra KRs cho các mục tiêu đó. OKRs là trách nhiệm của cá nhân và OKRs của công ty chính là OKRs của giám đốc.

Kết quả cần đạt được: 

•  Công ty chọn được 2 đến 3 Mục tiêu (Tối đa là 5 mục tiêu) để thực hiện trong quý tới.

• 100% thành viên trong công ty hiểu rõ lý do vì sao CEO lựa chọn những mục tiêu đó.

Bước 3: Các thành viên tự xây dựng OKRs nháp của riêng mình

Tại bước này mỗi cá nhân cần tự suy nghĩ và viết bộ OKRs của riêng mình dựa vào các mục tiêu đã được tổ chức công bố, tuỳ thuộc vào vị trí và nhiệm vụ công việc của từng người.

Để không ai bị ảnh hưởng trong việc sáng tạo ra OKRs, các cá nhân không nên tham khảo OKRs của nhau. Chúng ta rất dễ bị ảnh hưởng bởi người khác, nhất là cấp trên. Ở bước này nếu mỗi người đều biết OKRs của nhau, sẽ tạo ra hiệu ứng Mỏ Neo, chúng ta sẽ nhìn thấy các OKRs dập khuôn! Hãy để mỗi người tự sáng tạo một chút.

Sau khi tất cả thành viên trong tổ chức đã viết được bộ OKRs của riêng mình (bao gồm cả những người trưởng nhóm), mỗi nhóm sẽ tự mình tổ chức các buổi họp chung để chia sẻ về OKRs của từng người. Điều này giúp cho mọi người có thể tham khảo góc nhìn và tìm ra các OKRs liên kết chéo của mình.

Người trưởng nhóm cũng sẽ dựa vào các bộ OKRs của thành viên nhóm mình và hình thành nên bức tranh chung về những điều quan trọng của nhóm. Sau khi đã hiểu rõ OKRs của mỗi thành viên, trưởng nhóm sẽ điều chỉnh bộ OKRs của mình và chia sẻ với cả nhóm.

Tại bước này tổ chức vẫn chưa thể tạo ra bộ OKRs đầy đủ. Việc CEO chỉ công bố Objective của toàn công ty mà chưa công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của cấp cao nhất cũng bao hàm ý đó. Bản thân người lãnh đạo cấp cao nhất cũng cần thêm các căn cứ để tạo ra các Kết quả chính của mình (OKRs cấp công ty). Tại bước này vẫn đang ở chiều từ dưới lên.

“OKRs của công ty chỉ có thể được hoàn thành khi có sự chung sức của toàn bộ thành viên trong tổ chức”

Kết quả cần đạt được: 100 % thành viên trong công ty viết được bộ OKRs nháp.

Bước 4: Các trưởng nhóm họp liên kết chéo & tinh chỉnh bộ OKRs nháp

Tại bước này các trưởng nhóm (trưởng phòng) sẽ tiến hành họp 1:1. Mỗi người sẽ trình bày những ưu tiên của nhóm mình (bộ OKRs của trưởng nhóm) với người khác. 

Nếu một trưởng nhóm nhận thấy OKRs của bản thân cần có sự hỗ trợ từ trưởng nhóm khác, họ sẽ bàn bạc và đàm phán để bổ sung thêm vào bộ OKRs của mình. Đây là hướng liên kết chéo.

Ví dụ: 

OKRs của trưởng nhóm Marketing có Kết quả chính là thu về 1000 khách hàng tiềm năng từ kênh quảng cáo Google, điều này cần mức ngân sách cho quảng cáo là 100.000.000 VND. 

Lúc này trưởng nhóm Marketing sẽ tìm gặp và trao đổi với trưởng nhóm Tài chính để trao đổi về Kết quả chính này. Nếu trưởng nhóm Tài chính có thể hỗ trợ được họ sẽ bổ sung thêm 1 Kết quả chính “Cung cấp 100.000.000 VND cho nhóm Marketing”.

Tuy nhiên việc đàm phán giữa các nhóm không phải lúc nào cũng thành công. Mỗi nhóm sẽ có những ưu tiên của riêng mình và nếu không thể hỗ trợ được cho nhau, mỗi người phải tự xem lại các ưu tiên của mình, có thể phải dời lại sang quý tiếp theo.

“Quy tắc là: Khi OKRs của tôi có liên quan đến OKRs của một người khác, tôi cần chia sẻ OKRs của mình và đàm phán để người đó phản ánh OKRs của tôi trong OKRs của họ”.

Kết quả cần đạt được: Các trưởng nhóm tinh chỉnh bộ OKRs nháp một lần nữa.

Bước 5: Giám đốc tạo và công bố OKRs chính thức của mình

Đây là bước cuối cùng theo hướng từ dưới lên, người Giám đốc sẽ họp bàn 1:1 cũng như họp chung toàn bộ các trưởng nhóm để nghe chia sẻ từ OKRs của mỗi nhóm. (Bước này tương tự bước số 3, khi trưởng nhóm thu thập thông tin từ OKRs của nhân viên).

Từ những OKRs của các trưởng nhóm, Giám đốc sẽ có đủ thông tin, số liệu để tạo ra các kết quả chính cho bộ OKRs của mình và xây dựng những bộ OKRs hoàn chỉnh cho cấp cao nhất. Sau đó sẽ công bố bộ OKRs đầy đủ của mình đến với tất cả các trưởng nhóm.

Tại bước này, người giám đốc cần có khả năng bao quát, tính toán để tạo ra OKRs của mình sao cho phát huy được OKRs của các trưởng nhóm và phù hợp nhất với nguồn lực hiện tại của công ty.

Kết quả cần đạt được: Giám đốc viết bộ OKRs hoàn chỉnh và công bố bộ OKRs của mình với toàn thể nhân viên.

Bước 6: Các trưởng nhóm viết bộ OKRs chính thức

Sau khi Giám đốc đã hoàn thành bộ OKRs của công ty (OKRs của Giám đốc). Tất cả trưởng nhóm sẽ có những buổi họp 1:1 với giám đốc để đàm phán và điều chỉnh bộ OKRs của họ. Một số trưởng nhóm sẽ có thể giữ nguyên OKRs của họ sau khi OKRs đã hoàn thành, một số sẽ cần phải thay đổi Mục tiêu, Kết quả chính và bổ sung bằng các Mục tiêu và Kết quả chính khác. Điều này là phụ thuộc vào bộ OKRs của Giám đốc.

Bên cạnh đó, các trưởng nhóm cũng sẽ ngồi lại và họp chung với nhau để bàn về liên kết chéo. Lúc này việc thiết lập mục tiêu sẽ theo hướng từ trên xuống. Sẽ liên tục có các buổi họp giữa các nhóm để tạo ra sự liên kết chặt chẽ và thống nhất các quá trình phối hợp thực hiện.

Ví dụ, nếu nhóm kinh doanh cần bổ sung nhân sự, trưởng nhóm kinh doanh sẽ cần nói chuyện với trưởng nhóm nhân sự để đàm phán và thống nhất đưa Kết quả chính liên quan đến tuyển nhân sự vào bộ OKRs của cả hai nhóm.

Kết quả cần đạt được: Toàn bộ các trưởng nhóm viết được bộ OKRs hoàn chỉnh của nhóm mình

Bước 7: Nhân viên viết bộ OKRs chính thức

Sau khi người trưởng nhóm đã điều chỉnh bộ OKRs của mình theo bộ OKRs của Giám đốc và đàm phán về bộ OKRs của mình với các nhóm liên quan khác. Lúc này người trưởng nhóm sẽ công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của mình đến các thành viên trong nhóm.

Tất cả thành viên trong nhóm sẽ tiếp tục tạo, điều chỉnh bộ OKRs cá nhân. Việc điều chỉnh OKRs cũng sẽ diễn ra trong các buổi họp 1:1 giữa nhân viên và người trưởng nhóm, trong những buổi trao đổi chung của cả nhóm để hình thành liên kết chéo.

Cũng giống như việc điều chỉnh bộ OKRs của trưởng nhóm tại bước 6, sau khi đã họp 1:1 với trưởng nhóm, một số bộ OKRs của nhân viên có thể sẽ cần điều chỉnh hoặc thay thế bằng bộ OKRs khác để phù hợp hơn với bộ OKRs hoàn chỉnh của nhóm.

Kết quả cần đạt được: Toàn bộ nhân viên viết được bộ OKRs cá nhân hoàn chỉnh.

Bước 8: Kiểm tra liên kết chéo trong toàn bộ tổ chức

Vì việc liên kết chéo các bộ OKRs thường rất phức tạp, nếu bạn bỏ quên một người phụ thuộc hoặc một người mà bạn phụ thuộc vào họ rất có thể sẽ ảnh hưởng đến việc liên kết mục tiêu trong toàn bộ tổ chức.

Bạn hãy dùng một biểu mẫu hoặc sử dụng một phần mềm chuyên biệt thực hiện OKRs như VNOKRs để chắc chắn rằng tất cả các mối liên kết chéo đã được tính đến đầy đủ.

Kết quả cần đạt được: Đảm bảo tất cả liên kết chéo trong công ty đã đầy đủ.

Bước 9: Kiểm tra chất lượng OKRs

Không phải ai cũng viết OKRs đủ tốt, ngay cả với những quản lý cấp cao. Sau khi tất cả mọi người đều đã có bộ OKRs của riêng mình. Hãy kiểm tra lại toàn bộ OKRs của tổ chức để đánh giá và sửa chữa lại những OKRs chưa viết tốt.

Tại VNOKRs vào thời điểm bắt đầu một chu kỳ mới, tất cả mọi người sẽ thiết lập OKRs của cá nhân. Đội OKRs Guard của chúng tôi sẽ có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá chấm điểm từng OKRs theo tiêu chí:

• Cách viết OKRs đã tốt hay chưa – Tính theo thang điểm từ 1 đến 5.
• Có thể hiện liên kết và hỗ trợ cho OKRs cấp trên, OKRs công ty  – Tính theo thang điểm từ 1 đến 5.

Những OKRs nào không đảm bảo 2 tiêu chí trên, hoặc điểm số cho mỗi tiêu chí dưới 4 đều phải kiểm tra và sửa lại cho phù hợp.

Việc kiểm tra, đánh giá này đòi hỏi tổ chức phải có những OKRs Master và đội ngũ OKRs Guard, những người chuyên đi giải đáp thắc mắc và hướng dẫn mọi người viết OKRs đúng. Việc này mất khá nhiều thời gian và công sức. 

Bạn có thể sử dụng những phần mềm chuyên biệt cho OKRs để hạn chế những lỗi sai cơ bản trong quá trình viết OKRs, một số quy tắc cứng được đưa vào để giúp tất cả mọi người đều có thể tạo OKRs đúng, đảm bảo những tính chất cần có khi viết OKRs.

Kết quả cần đạt được: 100% bộ OKRs trong công ty được chỉnh sửa đúng, đảm bảo những tính chất cần có khi viết OKRs.

Bước 10: Công khai toàn bộ OKRs

Khi toàn bộ tổ chức đã viết xong bộ OKRs hoàn chỉnh và chính xác, bước tiếp theo là công khai OKRs cho tất cả mọi người.

Có nhiều cách để có thể công khai toàn bộ OKRs đến tất cả thành viên trong tổ chức. Bạn có thể sử dụng một file Google sheet, bạn cũng có thể in bộ OKRs ra những tờ giấy và dán ở nơi làm việc. Hoặc nếu có quá nhiều nhân sự bạn có thể sử dụng phần mềm VNOKRs để thực hiện điều này.

Mọi cách thức để chia sẻ OKRs đến toàn bộ tổ chức đều được miễn là bạn đảm bảo được yếu tố trong suốt của OKRs – Tất cả OKRs trong tổ chức đều được công khai và ai cũng có thể nhìn thấy bộ OKRs của Giám đốc, của trưởng nhóm và của tất cả nhân viên khác.

Kết quả cần đạt được: 100% bộ OKRs trong công ty được nhập chính xác lên công cụ thực hiện OKRs.

Một số lưu ý

• Thời gian biểu của quá trình tạo OKRs toàn công ty cần được công khai để tất cả mọi người đều có thể theo dõi.
• Toàn bộ thành viên của tổ chức, nhân viên của công ty cần giữ cam kết thực hiện đúng thời gian biểu.
• Để tạo sự nhịp nhàng, tổ chức nên có nhóm Canh giữ OKRs (OKRs Guard) giúp thúc đẩy tiến độ và nâng cao chất lượng viết OKRs.
• Đến ngày đưa toàn bộ OKRs ra công khai, tất cả mọi người đều đã phải hoàn thành bộ OKRs của mình (không có lý do để chậm trễ).