Chu kỳ OKRs

Để đạt được thành công với các mục tiêu, chúng ta không thể chỉ “thiết lập” chúng. Chúng ta cần phải căn chỉnh và kết nối OKRs của toàn bộ tổ chức một cách hệ thống. Ngoài ra trong suốt quá trình thực hiện chúng ta cũng phải liên tục theo dõi điều chỉnh và phản hồi để có khả năng thích ứng dựa trên những gì chúng ta học được. Đó là lý do tại sao chu kỳ OKRs là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại để tạo ra sự linh hoạt.

Một chu kỳ OKRs có thể là 1 tháng, 1 quý, 1 năm hoặc thậm chí là dài hơn, điều quan trọng là bạn cần lựa chọn đúng chu kỳ để đạt được những mục tiêu phù hợp với nhu cầu phát triển và mở rộng của công ty. Khi lựa chọn chu kỳ OKRs bạn cần nhớ rằng:

Nếu chu kỳ OKRs của bạn càng ngắn thì chi phí thiết lập OKRs phải càng nhỏ (chi phí thiết lập OKRs phụ thuộc vào thời gian mà tổ chức cần để tạo ra OKRs cho toàn bộ tổ chức. Thông thường để tạo ra OKRs cho 1 quý, chúng ta cần từ 4 đến 6 tuần).
Nếu chu kỳ OKRs càng dài thì sự không chắc chắn trong kinh doanh phải càng thấp.

Nói một cách dễ hiểu hơn, trong một thị trường ổn định, bạn có thể lập kế hoạch dài hạn (OKRs 1 năm chẳng hạn) và dành nhiều thời gian cho việc đó. Mặt khác, nếu thị trường của bạn đang hướng đến có sự thay đổi quá nhanh, không có sự ổn định thì nhịp điệu dài hạn sẽ không hữu ích với bạn, lúc đó một OKRs với nhịp ngắn (1 tháng, 3 tháng) sẽ hiệu quả hơn.

Một nỗ lực tạo ra OKRs dài hạn trong thời kỳ khủng hoảng với nhiều biến động sẽ chỉ làm bạn mất thời gian thiết lập và khó khăn khi cố gắng duy trì mục tiêu không đổi trong cả một chu kỳ dài.

Một chu kỳ OKRs điển hình

Một chu kỳ OKRs phổ biến sẽ kéo dài trong một quý (3 tháng). Một quý là khoảng thời gian phù hợp giúp công ty của bạn linh hoạt hơn với tình hình biến đổi của thị trường và không quá ngắn để có thể theo dõi được kết quả của OKRs.

Một chu kỳ OKRs điển hình được chia sẻ bởi John Doerr và hầu hết các chuyên gia về OKRs trên thế giới sẽ gồm 6 giai đoạn diễn ra xuyên suốt trong 1 Quý:

Giai đoạn 1: Ban lãnh đạo cấp cao suy nghĩ về OKRs của công ty cho quý tiếp theo. (4 đến 6 tuần trước quý)

Ban lãnh đạo công ty phân tích các ưu tiên cho quý tiếp theo và cùng nhau đưa ra bản thảo chiến lược. Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị đặt OKRs cho quý 1, đây cũng là thời điểm để lập kế hoạch hàng năm, điều này sẽ giúp định hướng cho công ty, giúp các mục tiêu quan trọng đặt ra luôn đi theo chiến lược.

Các mục tiêu của công ty không nên chỉ xuất phát từ giám đốc điều hành (CEO) hay từ ban quản lý cấp cao. Chúng tôi khuyến nghị rằng tổ chức nên thu thập ý kiến đóng góp và phản hồi từ tất cả các cấp của tổ chức. Việc này sẽ giúp ban lãnh đạo có thêm góc nhìn đa chiều từ phía những người nhân viên và làm tăng sự tham gia của họ với mục tiêu chung của tổ chức.

Tại VNOKRs, trong giai đoạn này chúng tôi luôn thu thập ý kiến về mục tiêu quan trọng của công ty trong quý tiếp theo từ tất cả nhân viên của mình. Ai cũng có quyền được đưa ra ý kiến để đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Sau đó ban lãnh đạo cấp cao sẽ cùng nhau họp bàn để thống nhất các mục tiêu cho quý tiếp theo dựa trên tất cả ý kiến đóng góp đó.

Giai đoạn 2: Hoàn thiện OKRs của công ty và truyền đạt OKRs cấp cao tới toàn thể công ty. (2 tuần trước quý)

Sau khi ban lãnh đạo cấp cao đã xem xét các ý kiến đóng góp về mục tiêu chung của tổ chức và thống nhất được bộ OKRs cấp cao nhất, người chủ doanh nghiệp hoặc CEO sẽ công bố bộ OKRs của công ty đến tất cả thành viên trong tổ chức.

CEO cần phải nói rõ lý do vì sao tổ chức cần thực hiện bộ OKRs này trong quý tiếp theo. Ai cũng cần được biết lý do đằng sau những bộ OKRs của tổ chức để những người nhân viên có thể hiểu được tổ chức của họ đang hướng tới điều gì và từ đó dễ dàng hơn trong việc hình thành bộ OKRs của cá nhân.

Giai đoạn 3: Các nhóm họp và tạo OKRs của nhóm (OKRs trưởng nhóm) (Đầu quý)

Dựa trên OKRs của công ty, các nhóm sẽ phát triển những bộ OKRs của riêng họ và chia sẻ chúng trong các cuộc họp. Trong những cuộc họp nội bộ nhóm, mỗi nhóm sẽ đề ra những mục tiêu mà nhóm cần đạt để có thể đóng góp vào OKRs của công ty.

Lúc này cần trả lời những câu hỏi như:

OKRs nào của công ty có liên quan tới hoạt động của nhóm?
Nhóm có thể làm được những gì và cần phải làm gì để đóng góp vào OKRs đó?

OKRs của công ty sẽ được thực hiện thông qua các OKRs nhỏ hơn do mỗi nhóm tự tạo dựng. Do đó, cần phải có sự thảo luận rõ ràng giữa các nhóm, xác định sự liên kết để đưa ra những bộ OKRs phù hợp cho mỗi nhóm. Lưu ý rằng OKRs của nhóm tức là OKRs của trưởng nhóm.

Giai đoạn 4: Thiết lập OKRs cho toàn bộ nhân viên (1 tuần sau khi bắt đầu quý)

Một tuần sau khi các OKRs nhóm được truyền đạt, nhân viên sẽ tạo OKRs của riêng họ. Bước này đòi hỏi sự thương lượng, đàm phán giữa quản lý và nhân viên thường là trong các cuộc họp 1:1.

Thông qua việc trao đổi về bộ OKRs với người quản lý, nhân viên có thể xây dựng OKRs thực tế với khả năng của bản thân dựa trên những định hướng từ nhóm và công ty. Đồng thời, người quản lý cũng hiểu rõ được tiềm năng và mong muốn của nhân viên, từ đó có thể điều chỉnh công việc cho phù hợp hơn.

Để hình thành được bộ OKRs của cá nhân, ngoài việc đàm phán và dựa vào định hướng của người quản lý, người nhân viên cũng cần trao đổi với các đồng nghiệp của mình và hình thành các liên kết chéo hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung của nhóm.

Giai đoạn 5: Theo dõi tiến độ, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện OKRs hàng tuần (Trong suốt quý)

Trong suốt quý, tất cả mọi người từ người lãnh đạo cao nhất đến toàn bộ nhân viên đều phải thực hiện nghiêm túc việc theo dõi tiến độ OKRs thông qua các buổi Check-in. Việc check-in nên được diễn ra đều đặn và định kỳ hàng tuần. Điều này giúp người sở hữu OKRs sẽ liên tục đo lường và theo dõi được kết quả OKRs của mình, đồng thời có sự trao đổi thường xuyên với quản lý.

Việc trao đổi, phản hồi diễn ra liên tục trong suốt thời gian thực hiện OKRs, nhằm cập nhật sát sao tiến độ cũng như đưa ra sự điều chỉnh cho phù hợp nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới sự thành bại của OKRs.

Việc theo dõi và kiểm tra tiến độ không phải chỉ dựa vào những con số, bạn cần đánh giá khả năng đạt được OKRs (điểm tự tin). Điểm số thấp nhưng mức độ tự tin hoàn thành OKRs cao, chúng ta vẫn có thể yên tâm về kết quả. Nếu điểm tự tin không tốt, bạn cần điều chỉnh lại kế hoạch hoặc thậm chí là điều chỉnh chính OKRs.

Chi tiết về phương pháp thực hiện Check-in sẽ được chúng tôi giới thiệu trong phần sau.

Giai đoạn 6: Mỗi người thực hiện tự đánh giá về những gì họ đã làm trong quý, chấm điểm và phân loại OKRs của mình. (Gần cuối quý)

Đến cuối quý, mỗi người sẽ tự tổng kết và chấm điểm OKRs của họ, thực hiện tự đánh giá về những gì mà họ đã làm trong quý. Họ sẽ thu thập dữ liệu và nhìn nhận lại những vấn đề với OKRs của mình, là cơ hội để suy nghĩ về những thành công và kinh nghiệm mà mỗi người đã nhận được.

Điểm thấp khiến chúng ta nhìn sâu hơn vào các vấn đề dẫn tới thất bại, điểm cao cho chúng ta biết điều gì đã giúp chúng ta thành công. Điều này giúp tổ chức đưa ra được những quyết định sáng suốt về những mục tiêu tiếp theo mà tổ chức cần đạt được.

Một số lưu ý

Nếu đến cuối chu kỳ khi bạn chấm điểm phân loại có một số OKRs chưa đạt được, hãy đánh giá lại chúng và nếu cần – bổ sung lại vào quý tiếp theo.
Sẽ có các Mục tiêu lặp lại qua các chu kỳ, điều này là hoàn toàn bình thường, tuy nhiên số liệu trong Kết quả chính sẽ cần cập nhật và thay đổi.
Chu kỳ OKRs theo 6 giai đoạn nêu trên là một quy trình tiêu chuẩn được chia sẻ bởi hầu hết các chuyên gia về OKRs trên thế giới. Tuy nhiên thực tế triển khai cho thấy rằng các bước này không dễ dàng với các tổ chức mới đưa OKRs vào thực hiện.
Sự liên kết giữa các nhóm không tự nhiên xảy ra, mọi người chưa quen với việc nhìn vào OKRs của cấp trên để hình thành nên bộ OKRs của riêng mình. Ngay cả những người quản lý cũng chưa quen việc đàm phán với từng nhân viên. Chúng ta cần một phương pháp để đảm bảo rằng mỗi nhóm không chỉ phù hợp với chiến lược của công ty mà còn với những nhóm khác, vì vậy chúng tôi đã đưa ra “10 bước thiết lập OKRs quý – Phương pháp OKRs 3 chiều” để đảm bảo sự liên kết giữa các bộ OKRs trong tổ chức.